Wer sich nicht allein auf die Suche im Posteingang verlässt, entwickelt meist ein ausgeklügeltes Ordner-
Schema. Mehr dazu finden Sie unter dem Stichwort „Ordnung schaffen“ auf dieser Website.
Zum Wegsortieren eingegangener E-Mails eignen sich
Regeln, die automatisch ablaufen,
QuickSteps, wenn man zuerst die betreffenden naisl auswählen will
ein neues Kontextsymbol direkt neben der E-Mail.
Symbol in der Tabellenansicht
Bisher haben Sie mit einem Rechtsklick auf die E-Mail aus dem Kontextmenü zunächst den Link „Verschieben“ gewählt. Dann konnten Sie aus den zuletzt verwendeten Ablageordnern wählen, oder Sie klickten unter der Liste das Symbol „In anderen Ordner verschieben… „. Darauf konnten Sie im Dialogfeld „Elemente verschieben“ den Zielordner bestimmen und OK klicken.
Symbol in der Kompaktansicht
Dieses Symbol finden Sie nun am Ende des E-Mail-Eintrags zwischen dem Wiedervorlage-Fähnchen und dem Löschen-Symbol, wenn Sie die Tabellarische Ansicht wählen, oder, in der komprimierten Ansicht, oberhalb der Eingangszeit.
Zwei Klicks und einmal Scrollen weniger!
Achtung: Das Symbol ist nur sichtbar, wenn Sie mit der Maus darüberfahren. Tastaturfreaks wählen Strg+Umsch+V.
Geht es Ihnen auch so, dass E-Mail-Betreffs wie „Anfrage“ oder „Hilferuf“ in zusammenhängenden Unterhaltungen in Outlook länger als der eigentliche Vorgang erhalten bleiben. Der Vorgang ist schon längst bearbeitet, da heißt es immer noch „Anfrage“. Bei verschiedenen Anfragen ist das Chaos vorprogrammiert.
1.
Benennen Sie doch die Betreffzeile gleich nach dem ersten Lesen um (Leider lassen sich E-Mails mit verschiedenen Betreffs nicht zu einer Unterhaltung zusammenfassen, also gleich bei der ersten Mail reagieren). Verwenden Sie dabei im Lesemodus den Menüpunkt „Nachricht bearbeiten„. Dieser ist zugegebener Maßen etwas versteckt: Im Register „Nachrichten“, Gruppe „Verschieben„, Auswahlbox „Aktionen„.
2.
Klicken Sie in die Betreff-Zeile und schreiben Sie Ihren Wunschtext. Klicken Sie auf speichern: Die Nachricht wird nun mit dem neuen Betreff im Postfach gespeichert. Wenn Sie nun auf diese E-Mail antworten oder sie weiterleiten, bekommt der Empfänger die neue Betreffzeile zu sehen.
3.
Schreiben Sie in den Betreff alle Stichworte, die für Ihre klare Zuordnung des Vorgangs sorgen und sich bis zum Ende des Vorgangs weitgehend nicht ändern werden: Thema, Zeitraum, Bezugspersonen … Denken Sie auch an Ihre automatisch ablaufenden Regeln, die mit den eingehenden Antworten etwas tun werden: in Ordner verschieben, Kategorien vergeben, Kopien weiterleiten oder ablegen usw. Hat der ursprüngliche Versender auch schon Schlüsselwörter eingesetzt, aber nicht Ihre, ergänzen Sie sie nur und belassen Sie auch dem Versender die Chance des schnellen Einordnens und des automatisierten Verarbeitens.
„Nachricht bearbeiten“ in der Schnellzugriffsleiste des E-Mail-Fensters
Schreiben Sie mir mal, welche Erfahrungen Sie gesammelt haben. Wird der Menüpunkt „Nachricht bearbeiten“ ein Kandidat für die Symbolleiste für den Schnellzugriff? Das Symbol ist leider nur ein grüner Punkt.
Noch ein Tipp: Die gleiche Funktion können Sie auch verwenden, um nach dem Lesen einer Nachricht schon mal erste Notizen zum Vorgang in die Mail zu schreiben. Beim Beantworten können Sie Ihre Notizen wieder verwenden oder herauslöschen. In der empfangenen Mail bleiben Ihre ersten Gedanken im Posteingang oder im Sachordner erhalten, neben der „beräumten“, gesendeten Antwort.
Wenn Sie eine neue Signatur für Ihre Postfächer einrichten, können Sie viele Formatierungsfunktionen nutzen: Schriftart und Schriftgröße, Fett, Kursiv oder Unterstrichen, Farbe und Ausrichtung, Objekte einfügen wie Visitenkarten, Bilder und Links.
Formatierungsleiste im Signatur-Editor
Aber Sie können keine Tabulatoren einsetzen und keine Tabellen erstellen! Damit fällt jetzt die geordnete und für viele E-Mail-Programme darstellbare Strukturierung in der Breite weg?
Tipp:
Erstellen Sie Ihre Signatur in Microsoft Word! Dort steht Ihren die Strukturierung mittels Tabellen zur Verfügung. Sie können wie gewohnt Tabellen als Unterstreichungswerkzeuge für ganze Zeilen einsetzen, oder auch unter Ausblendung der Rahmen mehrere Elementegruppen nebeneinander anordnen.
Tabelle in Word einrichten und dann nach Outlook kopieren
Zum Schluss kopieren Sie die gesamte Signatur oder auch nur die Tabellen-Teile in den Entwurfsrahmen des Signaturfensters und klicken anschließend auf SPEICHERN.
Die richtige Anrede im Serienbrief aus den Outlook-Kontakten
Microsoft versteckt bei den Kontakten das Feld für die Eingabe des Geschlechts. Um es auszufüllen, muss man in der Einzelkontaktansicht in die Ansicht „Alle Felder“, um dort aus den benutzerdefinierten Feldern in die persönlichen Felder umzuschalten. Dazu muss man dort sogar noch den Scrollbalken verwenden! Jetzt erst findet man das Feld „Geschlecht“.
Spalte Geschlecht
Unser Tipp: Fügen Sie in eine der Listeneinstellungen eine zusätzliche Spalte mit dem Geschlecht ein. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf und wählen Sie aus der rechten Kontextliste „Feldauswahl“. In der Auswahlbox „Häufig verwendete Felder“ suchen Sie jetzt die Persönlichen Felder, Sie finden sie auch ziemlich weit unten. Nun finden Sie das Feld „Geschlecht“, welches Sie mit der Maus in den Tabellenkopf der Kontakteliste ziehen.
Super-Vorteil: Nun haben Sie sogar die Klickauswahl zwischen „weiblich“, „männlich“ und „keine Angabe“. Die Geschlechter sind in der Listenansicht schnell gleich für mehrere Kontakte eingetragen – nun steht einem sauberen Serienbrief oder einer Serien-E-Mail nichts mehr entgegen.
Leider: Immer noch offen bleibt der Wunsch, auch Serien-Mails mit Anlagen verschicken zu können. Dazu muss man dann wohl doch zu einer Programmierung greifen
Nutzen Sie die Möglichkeit, in verschiedenen Arbeitsphasen unterschiedliche Postfachansichten zu verwenden:
Vorschau-Ansicht
In der Vorschau-Ansicht sind nur die Betreffzeilen zu sehen, dafür aber die Spalten Von, An und In Ordner.
Postfach-Kompaktansicht
In der Kompaktansicht sieht man die ersten Zeilen einer E-Mail und gleich noch das Bearbeitungsfenster zum Beantworten der E-Mails.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Navigations-, Lese- und Kalenderbereich individuell einzustellen, mit bedingter Formatierung einzelne E-Mails farbig hervor zu heben, oder spezielle Spalten anzuzeigen. Wählen Sie dann im Register „Ansicht“ die geänderte Ansicht zu speichern, und Sie erhalten eine große Auswahl angepasster Layouts.
Sehen sie hier noch einige Varianten, wie man Outlook-Kategorien für sich nutzen kann:
Thema Abarbeitungsstand „T“
Outlook -Kategorien mit Lebenshüten
Meine Anfragen nach Terminen kategoriere ich nach
T: Option (ich habe ein Angebot gemacht),
T: Reserviert (Der Kunde hat gesagt, dass der Termin passt) oder
T: Gebucht (Ich habe den Auftrag bekommen).
Dazu gibt es nun drei Suchordner „Optionen“, „Reservierungen“ und „Aufträge“ (Die E-Mails werden nach Kunden sortiert abgelegt). Außerdem werden im Kalender die Termine eingetragen und mit der Kategorie eingefärbt. Ich überblicke an der Farbe, ob da noch etwas geht.
Thema Fachgebiet „F“
Termin mit zwei Kategoriefarben
F: Excel
F: Access
F: Project
F: Word
F: CMS
F: Outlook/Zeitmanagement …
Im Kalender wird eine zweite Farbe in der rechten Ecke als Quadrat angezeigt.
Thema Lebenshut „L“
Da kann es viel geben. Angefangen von den beruflichen Bereichen oder Ebenen von der Vorstands- oder Kommissionsarbeit bis zu den Kundenkontakten oder den Linienaufgaben. Weiter zu den persönlichen Bereichen: Wellness, Sport, Freunde, Urlaub, Weiterbildung bis zu den gesellschaftlichen Bereichen wie Familie, Vereinsarbeit, Nachbarschaftshilfe, Schule usw.
Schade, dass es nur 25 Farben gibt (die Sie aber mehrfach verwenden können). Und ein weiterer kleiner Wermutstropfen ist: Die Farben werden nicht in der Smartphone App von Outlook angezeigt.
Tipp: Markieren Sie E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte. Dann haben auch alle Kontakte, die zum Sportverein gehören, dieselbe Kategorie. Sie können also Ihre Kontakte nach Kategorie sortieren lassen und senden dann eine E-Mail an alle, indem Sie auf den Kontaktgruppierungskopf klicken.
Sie wollen an eine Gruppe von Kontakten eine Serienmail versenden? Das geht super mit Hilfe von Kategorien. Sparen Sie sich das Anlegen einer Kontaktegruppe.
Sie haben beispielsweise die Mitwirkenden an einem Projekt alle mit der selben Kategorie markiert. Diese Kategorienfarbe verwenden Sie auch für die Termine und E-Mails des Projektes.
Kontakte nach Gruppen zusammengefasst
Kontakte lassen sich auch nach Kategorien gruppieren. Erstellen Sie sich eine entsprechende Ansicht und speichern Sie diese als Ansichtsvorlage. Nun können Sie sich Ihre Kontakte auch unter diesem Aspekt auswählen.
‚Versenden‘ auf alle Kontakte anwenden
Mit einem Klick auf den Gruppierungskopf und dann auf die Schaltfläche im Menüband „E-Mail“ weist Outlook Sie darauf hin, dass nun allen Mitgliedern der Gruppe eine E-Mail erstellt wird. Alle Namen der Gruppe erscheinen in der Adresszeile.
Auch oder gerade wenn einzelne Personen Mitglied in mehreren Gruppen sind, ist diese Herangehensweise an die Erstellung einer Gruppenmail sehr praktisch. Sie müssen keine Kontaktgruppen pflegen, nur jedem Kontakt seine Farbe(n) zuordnen.
Sie haben schon zig Ordnungssysteme ausprobiert und keins gibt Ihnen genug Sicherheit, zu jeder Zeit abgelegte Informationen oder Dokumente schnell wieder zu finden?
Dann versuchen Sie doch mal das PPP-Systemoder das A-P-DOK-System! Heute hier nur zum PPP-System.
Die oberste Ebene strukturieren Sie nach Ihren Lebenshüten:
Familie
Dokumente (für jedes Familienmitglied, …)
Dokumente Wohnung, Versicherungen, Gartenhaus, Auto …
Gesellschaft (Elternsprecher, Lesepaten, Nachbarschaft, Vereine, Politik, …)
Freunde (Facebook,…)
Jeder Lebenshut sollte seinen eigenen Ordner haben, die Sie gut farblich oder an der Beschriftung unterscheiden können. Legen Sie auch auf Ihrem Datenspeicher diese Ordner an, vielleicht beziehen Sie auch verschiedene Cloudordner ein. Setzen Sie die Reihenfolge nach Ihrer Gewichtung! Da Computer-Apps meistens alphabetisch sortieren, setzen Sie Ordnungsnummern an den Anfang. Bewährt hat sich auch eine Untergliederung der Unterordner mit Jahreszahlen.
Wichtig
Legen Sie für Festplatten, Cloudordner und Postfächer immer dieselbe Struktur fest – sie werden sich besser zurechtfinden.
Sie können dann sehr leicht entscheiden, in welchen Postfach-Ordner sie die E-Mail und in welchen Ordner sie die Anlagen speichern werden. Selbst in der Smartphone App von Outlook stehen Ihnen die Ordner zur Verfügung.
Wenn ich ungestört arbeiten möchte oder mich erholen möchte, ohne dass sich alle Probleme gleich wieder in den Vordergrund drängen können, versuche ich alle Störungen von mir fern zu halten. Dazu gehört auch, alle Nachrichtendienste „stumm“ zu schalten. Für Outlook heißt das, die Meldungsfenster abzuschalten.
Dazu klicken Sie folgendes:
Register Datei – Optionen (mit der Tastatur: Alt D O) , runter auf E-Mail und dann im dritten Abschnitt Nachrichteneingang den Haken bei Desktop-Benachrichtigung entfernen.
Verwenden Sie die Smartphone-App von Office365, so finden Sie die Konfiguration der Benachrichtigungsfunktion unter dem Zahnrad-Symbol, dem Menüpunkt „Einstellungen“. Die dritte Gruppe enthält das Menü zum Einstellen der Benachrichtigung : Benachrichtigung: Keine oder nur bei Nachrichten mit Relevanz, Sound: Keinen oder Outlook E-Mail, Vibrieren (Ein / Aus).
Das Ausschalten der Benachrichtigungsfenster funktioniert natürlich nur dann gut, wenn man dennoch regelmäßig seine E-Mail-Nachrichten liest: 2-3 mal täglich im normalen Business-Alltag. Ansonsten schalten Sie Ihre Abwesenheitsassistenten aktiv.
Am Wochenende, in der Freizeit oder im Urlaub wird die Frequenz natürlich von Ihren Kommunikationsbedürfnissen geprägt. Man kann den PC oder das Smartphone auch mal ausschalten.
Nun, es gab schon früher Veröffentlichungen von mir aus meiner Zeit als Wissenschaftlerin. Da gehörte es zum guten Ton und zum Arbeitsumfeld, regelmäßig wissenschaftliche Ergebnisse zu präsentieren oder auch werbende Texte für diese Forschungsarbeiten zu schreiben. Als Trainerin, die ich nun seit 10 Jahren bin, habe ich mich lange darum gedrückt. Danke, dass mich der mitp-Verlag angesprochen hat, und danke, dass ich gerade Armin Wuttke kennengelernt hatte, der mit ebenso großer und ergänzender Fachkompetenz ein motivierender Partner war.
Hoffentlich finden sich nun auch noch ein paar Leser, die sich mit diesem Thema praktisch auseinandersetzten wollen. Zum Zeitmanagement gehören nämlich der Willen, etwas zu verändern, und der Wunsch, auch Tools und Regeln auszuprobieren, zu testen und zu entscheiden, was wirklich hilft.
Ich wünsche allen Lesern viel Kreativität und Freude dabei.
