Wenn Sie eine neue Signatur für Ihre Postfächer einrichten, können Sie viele Formatierungsfunktionen nutzen: Schriftart und Schriftgröße, Fett, Kursiv oder Unterstrichen, Farbe und Ausrichtung, Objekte einfügen wie Visitenkarten, Bilder und Links.
Formatierungsleiste im Signatur-Editor
Aber Sie können keine Tabulatoren einsetzen und keine Tabellen erstellen! Damit fällt jetzt die geordnete und für viele E-Mail-Programme darstellbare Strukturierung in der Breite weg?
Tipp:
Erstellen Sie Ihre Signatur in Microsoft Word! Dort steht Ihren die Strukturierung mittels Tabellen zur Verfügung. Sie können wie gewohnt Tabellen als Unterstreichungswerkzeuge für ganze Zeilen einsetzen, oder auch unter Ausblendung der Rahmen mehrere Elementegruppen nebeneinander anordnen.
Tabelle in Word einrichten und dann nach Outlook kopieren
Zum Schluss kopieren Sie die gesamte Signatur oder auch nur die Tabellen-Teile in den Entwurfsrahmen des Signaturfensters und klicken anschließend auf SPEICHERN.
Die richtige Anrede im Serienbrief aus den Outlook-Kontakten
Microsoft versteckt bei den Kontakten das Feld für die Eingabe des Geschlechts. Um es auszufüllen, muss man in der Einzelkontaktansicht in die Ansicht „Alle Felder“, um dort aus den benutzerdefinierten Feldern in die persönlichen Felder umzuschalten. Dazu muss man dort sogar noch den Scrollbalken verwenden! Jetzt erst findet man das Feld „Geschlecht“.
Spalte Geschlecht
Unser Tipp: Fügen Sie in eine der Listeneinstellungen eine zusätzliche Spalte mit dem Geschlecht ein. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf und wählen Sie aus der rechten Kontextliste „Feldauswahl“. In der Auswahlbox „Häufig verwendete Felder“ suchen Sie jetzt die Persönlichen Felder, Sie finden sie auch ziemlich weit unten. Nun finden Sie das Feld „Geschlecht“, welches Sie mit der Maus in den Tabellenkopf der Kontakteliste ziehen.
Super-Vorteil: Nun haben Sie sogar die Klickauswahl zwischen „weiblich“, „männlich“ und „keine Angabe“. Die Geschlechter sind in der Listenansicht schnell gleich für mehrere Kontakte eingetragen – nun steht einem sauberen Serienbrief oder einer Serien-E-Mail nichts mehr entgegen.
Leider: Immer noch offen bleibt der Wunsch, auch Serien-Mails mit Anlagen verschicken zu können. Dazu muss man dann wohl doch zu einer Programmierung greifen
Microsoft spendiert in PowerPoint einige Standard-Layouts für seine Mastervorlagen: Fast alle Kombinationen von Titel, Inhaltselementen, Fußzeilen und verschiedenen Größen von Text- und Bildfeldern sind dabei. Das Layout „Nur Titel“ enthält nur den Folientitel, das Layout „Leer“ enthält buchstäblich nichts.
Toll, hier können Sie sich frei entfalten.
PPT-LayoutLeer-Ansicht
Die Überraschung kommt erst bei der Präsentation, wenn Sie die Abfolge der Folien verlassen wollen und eine bestimmte Folie aus der Folienliste (bis Version 2010) oder aus der Gliederungsansicht heraussuchen wollen. Alle Folien mit dem Layout „Leer“ haben keinen Folientitel und werden deshalb als „Folie nn“ mit der Seitenzahl gelistet.
PPT-Layout ‚Leer mit verstecktem Titel‘
Unser Tipp: Fügen Sie in der Masteransicht dem Folien-Layout „Leer“ einen Titel zu, verschieben ihn dann aber aus dem sichtbaren Bereich heraus. Er kann hier auch schlichter formatiert werden. Dann speichern Sie das neue Layout „Leer“, vielleicht auch mit einem entsprechenden Layout-Titel.
Nun können Sie allen Folien einen sprechenden Titel für die Gliederung geben, ohne dass dieser auf der Folie selbst zu sehen ist.
Ergänzung:
Das Fehlen eines Folientitels ist nur bis zur Version 2010 offensichtlich. Ab den Versionen 2013, 2016 wird der Titel nur in der Gliederungsansicht beim Editieren und in der Leseansicht beim Präsentieren angezeigt. Man kann die Folien nur noch an der Seitenzahl oder an ihrem Vorzeigbild (Thumbnail) identifizieren. Schreiben Sie mal, wie Sie während einer Präsentation auf eine weiter entfernt liegende Folie wechseln und mit welchen Schritten Sie das machen.
Nutzen Sie die Möglichkeit, in verschiedenen Arbeitsphasen unterschiedliche Postfachansichten zu verwenden:
Vorschau-Ansicht
In der Vorschau-Ansicht sind nur die Betreffzeilen zu sehen, dafür aber die Spalten Von, An und In Ordner.
Postfach-Kompaktansicht
In der Kompaktansicht sieht man die ersten Zeilen einer E-Mail und gleich noch das Bearbeitungsfenster zum Beantworten der E-Mails.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Navigations-, Lese- und Kalenderbereich individuell einzustellen, mit bedingter Formatierung einzelne E-Mails farbig hervor zu heben, oder spezielle Spalten anzuzeigen. Wählen Sie dann im Register „Ansicht“ die geänderte Ansicht zu speichern, und Sie erhalten eine große Auswahl angepasster Layouts.
Sehen sie hier noch einige Varianten, wie man Outlook-Kategorien für sich nutzen kann:
Thema Abarbeitungsstand „T“
Outlook -Kategorien mit Lebenshüten
Meine Anfragen nach Terminen kategoriere ich nach
T: Option (ich habe ein Angebot gemacht),
T: Reserviert (Der Kunde hat gesagt, dass der Termin passt) oder
T: Gebucht (Ich habe den Auftrag bekommen).
Dazu gibt es nun drei Suchordner „Optionen“, „Reservierungen“ und „Aufträge“ (Die E-Mails werden nach Kunden sortiert abgelegt). Außerdem werden im Kalender die Termine eingetragen und mit der Kategorie eingefärbt. Ich überblicke an der Farbe, ob da noch etwas geht.
Thema Fachgebiet „F“
Termin mit zwei Kategoriefarben
F: Excel
F: Access
F: Project
F: Word
F: CMS
F: Outlook/Zeitmanagement …
Im Kalender wird eine zweite Farbe in der rechten Ecke als Quadrat angezeigt.
Thema Lebenshut „L“
Da kann es viel geben. Angefangen von den beruflichen Bereichen oder Ebenen von der Vorstands- oder Kommissionsarbeit bis zu den Kundenkontakten oder den Linienaufgaben. Weiter zu den persönlichen Bereichen: Wellness, Sport, Freunde, Urlaub, Weiterbildung bis zu den gesellschaftlichen Bereichen wie Familie, Vereinsarbeit, Nachbarschaftshilfe, Schule usw.
Schade, dass es nur 25 Farben gibt (die Sie aber mehrfach verwenden können). Und ein weiterer kleiner Wermutstropfen ist: Die Farben werden nicht in der Smartphone App von Outlook angezeigt.
Tipp: Markieren Sie E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte. Dann haben auch alle Kontakte, die zum Sportverein gehören, dieselbe Kategorie. Sie können also Ihre Kontakte nach Kategorie sortieren lassen und senden dann eine E-Mail an alle, indem Sie auf den Kontaktgruppierungskopf klicken.
Verwenden Sie Kategoriefarben! Hier geben wir Ihnen einige Ideen!
Mehrere Bearbeiter in einem Postfach
Kategorien-Auswahl: Die alphabetische Sortierung bringt die Kategorien eines Aspektes zusammen
Petra und Patrick haben beide die Aufgabe, im Postfach Ihrer Chefin E-Mails zu bearbeiten. Häufig arbeiten Sie zeitlich versetzt, und selten ist Zeit für eine ausführliche Übergabe. Außerdem möchte die Chefin auch wissen, wer von Ihnen welchen Vorgang bis zu welchem Arbeitsstand abgearbeitet hat.
Hier kommt die Lösung:
In allen drei Postfächern werden Kategorien angelegt. B steht hier für Bearbeiter, S für Status.
B: Patrick
B: Petra
B: Chefin
S: Bearbeitet
S: Offen/Wartet auf Antwort
S: Erledigt
Ansicht bei Kontakten oder E-Mails, gruppiert nach Kategorien
Passen Sie die Stati und die Namen an, vergeben Sie die Farben sinnvoll. Beispielsweise ampelfarben: Rot für Offen, Grün für Erledigt, oder mit abgestuften Farben, für die Bearbeiter.
Nun kann jeder eine bearbeitete E-Mail mit Status und Bearbeiter markieren. Und für die Chefin können die E-Mails auch wieder auf ungelesen zurückgesetzt werden.
Lesen sie weiter über die Erstellung verschiedener Ansichten, um nur noch die zu bearbeitenden Nachrichten zu sehen.
Fertigen Sie zuhause Ihren Besuch immer an der Tür ab? Sicher nicht. So ist es auch mit den wichtigen Informationen, die im Outlook-Postfach aufbewahrt werden sollen.
Wichtig:
Erstellen Sie Ordner im Outlook-Postfach auf der obersten Postfachebene, aber nicht innerhalb des Posteingangs!
Ihre Vorteile:
Sie schaffen es, abends den Posteingang abgearbeitet zu haben, er ist leer. Lesen Sie dazu etwas über die AHA-Methode.
Alle wichtigen Informationen werden entweder gleich im Netzwerk, aber zumindest in einen thematischen Ordner einsortiert.
Sie können Ihren eigentlichen Posteingang der Kollegin oder dem Kollegen zur Vertretung freischalten, Die Vertretung hat dann nicht die Historie, sondern nur die aktuellen E-Mails zur Ansicht oder zum Bearbeiten.
Strukturieren Sie Ihre beruflichen Dokumente und Daten nach dem PPP-System
Entwickelt wurde diese Struktur in einem Berliner Institut, dessen Hauptgeschäftsprozesse in Projekten organisiert werden. Neben den Projekten sind es Partner und Kunden, die lange, bevor es zu Projekten kommt, kontaktiert wurden und mit denen per E-Mail Informationen ausgetauscht wurden. Zu den Daueraufgaben gehört auch die Organisation von Kongressen, Weiterbildungsveranstaltungen sowie Vorlesungen, soweit sie nicht Projekten zuzuordnen sind. Daraus ergeben sich für jeden Forschungsbereich eine Ordner- und Postfachstruktur wie beispielsweise in der folgenden Liste.
Prozesse
Unternehmensstruktur
Arbeitszeitabrechnung
Urlaubsscheine
Bibliotheksleihe …
Projekte
Aktuelle Projekte
Beendete Projekte …
Partner & Kunden
Körperschaften
Einzelne Ansprechpartner …
Informationen
Newsletter
Hausinterna
Betriebsrat
Arbeitsschutz …
Veranstaltungen (außerhalb von offiziellen Projekten)
Vorlesungen
Weiterbildung
Ausbildung
Kongresse …
Jedem Einzelprojekt wird wiederum auf der obersten Ebene eine gemeinsame Struktur gegeben. So können sich Kollegen aus Verwaltungs- und Fachabteilungen in jedem Projekt zurechtfinden.
0 – Öffentliche Dokumente – jeder kann sie sehen
1 – Antrag/ Auftrag/ Kalkulation/ Partner – die Administration
2 – Berichte – das was am Ende bleibt
3 – Veranstaltungen
4 – Teilprojekte
5 – Beratungen
6 – Bilder / Fotos
7 – Korrespondenz
8 – Literatur / Patente / Quellen
9 – Messungen / Produktion / Analysen
Arbeitsunterordner der Mitarbeiter
Natürlich können die Ordner, je nach Art der Geschäftsprozesse, auch anders benannt werden oder auch ganz fehlen. Die Veranstaltungen können auch einzelne Weiterbildungsveranstaltungen sein, dann verbergen sich hier beispielsweise die speziellen Veranstaltungs- und Zielgruppendaten. Die Projekte werden noch in Unterprojekte und weitere Teilprojekte untergliedert sein. Bewährt hat sich, öffentliche Berichte gleich vorn einzuordnen, damit auch fachfremde Personen zuerst diese und keine anderen finden. Sie werden beispielsweise in den 0-Public-Bereich gespeichert, auf den viel mehr Mitarbeiter und die Chefetage Zugriff haben. Die Quellen in 8, also Wissen in Dokumenten, werden dem gesamten Projektteam zur Verfügung gestellt, hier passen eben auch fachlich relevante Newsletter hinein. Die genau protokollierte Detailarbeit findet im Ordner 9 statt – der Insiderbereich. Dazu gehören dann auch die Arbeitsordner der einzelnen Mitarbeiter, in den auch die Entwürfe und Gedanken, die Brainstorming-Notizen und weiteres gehören.
Persönliche Anmerkung: Diese Ordnung habe ich sowohl als wissenschaftliche Mitarbeiterin als auch als Selbständige, freiberufliche IT-Trainerin schätzen gelernt. Der Projektordner hat die Unterordner Aktuell, Beendet und Continuierlich ;-), darunter befinden sich, mit einer Jahreszahl versehen, die einzelnen Schulungs- und Beratungsthemen. Innen sieht fast jeder Ordner gleich aus:
So passen Sie die Struktur an Ihre Bedürfnisse an.
0-Öffentliches (Flyer)
1-Aufträge (Aufträge, Abrechnungsdokumente, Teilnehmerlisten)
2-Präsentationen, Merkblätter, Konzepte
4-Teilprojekte (Beispiele, Entwicklungsmuster,…)
6-Bilder (Screenshots, Fotos für die Präsentationen)
8-Schulungsunterlagen, Literaturquellen (Nach Autoren, Quellen)
Die Zahlen kann ich mittlerweile ‚blind‘, und ich finde mich schnell in allen Ordnern wieder.
Im DLR_School_Lab war es insbesondere der Ordner 3-Veranstaltungen, der für jeden Öffnungstag einen neuen Untereintrag (das Datum in der ISO-Schreibweise JJJJ-MM-TT) erhielt: Gesammelte Informationen zu den Besuchergruppen an diesem Tag.
Deshalb: Probieren Sie es aus, es funktioniert im großen wie im Kleinen und hat einen hohen Wiedererkennungswert. Simplify!
Sie wollen an eine Gruppe von Kontakten eine Serienmail versenden? Das geht super mit Hilfe von Kategorien. Sparen Sie sich das Anlegen einer Kontaktegruppe.
Sie haben beispielsweise die Mitwirkenden an einem Projekt alle mit der selben Kategorie markiert. Diese Kategorienfarbe verwenden Sie auch für die Termine und E-Mails des Projektes.
Kontakte nach Gruppen zusammengefasst
Kontakte lassen sich auch nach Kategorien gruppieren. Erstellen Sie sich eine entsprechende Ansicht und speichern Sie diese als Ansichtsvorlage. Nun können Sie sich Ihre Kontakte auch unter diesem Aspekt auswählen.
‚Versenden‘ auf alle Kontakte anwenden
Mit einem Klick auf den Gruppierungskopf und dann auf die Schaltfläche im Menüband „E-Mail“ weist Outlook Sie darauf hin, dass nun allen Mitgliedern der Gruppe eine E-Mail erstellt wird. Alle Namen der Gruppe erscheinen in der Adresszeile.
Auch oder gerade wenn einzelne Personen Mitglied in mehreren Gruppen sind, ist diese Herangehensweise an die Erstellung einer Gruppenmail sehr praktisch. Sie müssen keine Kontaktgruppen pflegen, nur jedem Kontakt seine Farbe(n) zuordnen.
