Strukturieren Sie Ihre beruflichen Dokumente und Daten nach dem PPP-System

Entwickelt wurde diese Struktur in einem Berliner Institut, dessen Hauptgeschäftsprozesse in Projekten organisiert werden. Neben den Projekten sind es Partner und Kunden, die lange, bevor es zu Projekten kommt, kontaktiert wurden und mit denen per E-Mail Informationen ausgetauscht wurden. Zu den Daueraufgaben gehört auch die Organisation von Kongressen, Weiterbildungsveranstaltungen sowie Vorlesungen, soweit sie nicht Projekten zuzuordnen sind. Daraus ergeben sich für jeden Forschungsbereich eine Ordner- und Postfachstruktur wie beispielsweise in der folgenden Liste.

• Prozesse
  • Unternehmensstruktur
  • Arbeitszeitabrechnung
  • Urlaubsscheine
  • Bibliotheksleihe …

• Projekte
  • Aktuelle Projekte
  • Beendete Projekte …

• Partner & Kunden
  • Körperschaften
  • Einzelne Ansprechpartner …

• Informationen
  • Newsletter
  • Hausinterna
  • Betriebsrat
  • Arbeitsschutz …

• Veranstaltungen (außerhalb von offiziellen Projekten)
  • Vorlesungen
  • Weiterbildung
  • Ausbildung
  • Kongresse …

Jedem Einzelprojekt wird wiederum auf der obersten Ebene eine gemeinsame Struktur gegeben. So können sich Kollegen aus Verwaltungs- und Fachabteilungen in jedem Projekt zurechtfinden.

• 0 – Öffentliche Dokumente  – jeder kann sie sehen
• ​1 – Antrag/ Auftrag/ Kalkulation/ Partner – die Administration
• 2 – Berichte – das was am Ende bleibt
• 3 – Veranstaltungen
• 4 – Teilprojekte
• 5 – Beratungen
• 6 – Bilder / Fotos
• 7 – Korrespondenz
• 8 – Literatur / Patente / Quellen
• 9 – Messungen / Produktion / Analysen
  • ​Arbeitsunterordner der Mitarbeiter

Natürlich können die Ordner, je nach Art der Geschäftsprozesse, auch anders benannt werden oder auch ganz fehlen. Die Veranstaltungen können auch einzelne Weiterbildungsveranstaltungen sein, dann verbergen sich hier beispielsweise die speziellen Veranstaltungs- und Zielgruppendaten. Die Projekte werden noch in Unterprojekte und weitere Teilprojekte untergliedert sein. Bewährt hat sich, öffentliche Berichte gleich vorn einzuordnen, damit auch fachfremde Personen zuerst diese und keine anderen finden. Sie werden beispielsweise in den 0-Public-Bereich gespeichert, auf den viel mehr Mitarbeiter und die Chefetage Zugriff haben. Die Quellen in 8, also Wissen in Dokumenten, werden dem gesamten Projektteam zur Verfügung gestellt, hier passen eben auch fachlich relevante Newsletter hinein. Die genau protokollierte Detailarbeit findet im Ordner 9 statt – der Insiderbereich. Dazu gehören dann auch die Arbeitsordner der einzelnen Mitarbeiter, in den auch die Entwürfe und Gedanken, die Brainstorming-Notizen und weiteres gehören.​

Persönliche Anmerkung: Diese Ordnung habe ich sowohl als wissenschaftliche Mitarbeiterin als auch als Selbständige, freiberufliche IT-Trainerin schätzen gelernt. Der Projektordner hat die Unterordner Aktuell, Beendet und Continuierlich ;-), darunter befinden sich, mit einer Jahreszahl versehen, die einzelnen Schulungs- und Beratungsthemen. Innen sieht fast jeder Ordner gleich aus:

0-Öffentliches (Flyer)
1-Aufträge (Aufträge, Abrechnungsdokumente, Teilnehmerlisten)
2-Präsentationen, Merkblätter, Konzepte
4-Teilprojekte (Beispiele, Entwicklungsmuster,…)
6-Bilder (Screenshots, Fotos für die Präsentationen)
8-Schulungsunterlagen, Literaturquellen (Nach Autoren, Quellen)
Die Zahlen kann ich mittlerweile ‚blind‘, und ich finde mich schnell in allen Ordnern wieder.
Im DLR_School_Lab war es insbesondere der Ordner 3-Veranstaltungen, der für jeden Öffnungstag einen neuen Untereintrag (das Datum in der ISO-Schreibweise JJJJ-MM-TT) erhielt: Gesammelte Informationen zu den Besuchergruppen an diesem Tag.

Deshalb: Probieren Sie es aus, es funktioniert im großen wie im Kleinen und hat einen hohen Wiedererkennungswert. Simplify!