Kategorien: E-Mails an eine Gruppe senden

Sie wollen an eine Gruppe von Kontakten eine Serienmail versenden? Das geht super mit Hilfe von Kategorien. Sparen Sie sich das Anlegen einer Kontaktegruppe.

Sie haben beispielsweise die Mitwirkenden an einem Projekt alle mit der selben Kategorie markiert. Diese Kategorienfarbe verwenden Sie auch für die Termine und E-Mails des Projektes.

Kontakte nach Gruppen zusammengefasst
Kontakte nach Gruppen zusammengefasst

Kontakte lassen sich auch nach Kategorien gruppieren. Erstellen Sie sich eine entsprechende Ansicht und speichern Sie diese als Ansichtsvorlage. Nun können Sie sich Ihre Kontakte auch unter diesem Aspekt auswählen.

 

'Versenden' auf alle Kontakte anwenden
‚Versenden‘ auf alle Kontakte anwenden

Mit einem Klick auf den Gruppierungskopf​ und dann auf die Schaltfläche im Menüband „E-Mail“ weist Outlook Sie darauf hin, dass nun allen Mitgliedern der Gruppe eine E-Mail erstellt wird. Alle Namen der Gruppe erscheinen in der Adresszeile.
Auch oder gerade wenn einzelne Personen Mitglied in mehreren Gruppen sind, ist diese Herangehensweise an die Erstellung einer Gruppenmail sehr praktisch.  Sie müssen keine Kontaktgruppen pflegen, nur jedem Kontakt seine Farbe(n) zuordnen.

i.A. am Anfang einer Zeile

Heute geht es um die Autokorrektur in Word  und Outlook. Die macht sich gelegentlich selbständig, wenn es gar nicht passt. Einige Einstellungen sollte man für sich abweichend von den Standardeinstellungen ändern.

Autokorrektur
Autokorrektur

Beispielsweise schreibt MS Office in der Regel nach einem Punkt oder am linken Rand in einer neuen Zeile immer groß. Steht am Anfang der Zeile aber die Floskel „i.A. ….“, so stört es, wenn Word immer ein großes I erzeugt.

Hier hilft nur, in der Autokorrektur den Haken bei „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ zu entfernen.

Jetzt lassen sich auch unvollständige Datumsangaben wie „vom 1.12. bis zum 24.12. gibt es Tipps und Tricks“ ohne großgeschriebene Folgewörter in einem Brief oder einer E-Mail schreiben.

Und noch ein Beispiel:

Wird aus der Intensivstation ITS oder dem Reiseveranstalter ITS beim Schreiben automatisch ein „ist“, so sollten Sie den dafür verantwortlichen Eintrag aus der Autokorrektur einfach löschen.

Optionen bei der Autokorrektur

Klicken Sie auf den dünnen blauen Balken unterhalb des korrigierten Wortes. Sie erhalten drei Korrekturoptionen.

 

  • Die erste macht lediglich bei der aktuellen Eingabe die Korrektur rückgängig.
  • Bei der zweiten deaktivieren Sie die Korrektur dauerhaft.
  • Bei der dritten schalten Sie in das Autokorrektur-Optionsfeld und können dort die Änderungen vornehmen.

​So löschen Sie Einträge aus der Autokorrektur:
Geben sie den nicht zu korrigierenden Eintrag in das Feld unter „Ersetzen“ ein. Dann wird die Zeile mit der Korrekur eingeblendet. Klicken Sie dann auf LÖSCHEN.

Tabellen mit eingebauter Funktionalität (Serie Schichtplan – 3)

„Oh, bunt!“ war meine erste Reaktion, als ich mit Excel 2010 die Schaltfläche „Als Tabelle formatieren“ auf der Start-Registerkarte testete. Und ich war froh, auf der plötzlich vorhandenen Tabellen-Tool-Registerkarte ENTWURF die Schaltfläche „In Bereich konvertieren“ gefunden zu haben. Die erste Einschätzung hat sich gründlich geändert, die „intelligenten Tabellen“ sind aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken. Microsoft nennt die Tabellen ‚ListObjects‘.

Außer ‚bunt‘ passiert nämlich eine ganze Reihe mehr:

  • Die Tabelle bekommt eine eigene Registerkarte ENTWURF
  • Die Tabelle (nicht das Blatt) bekommt einen Namen; korrigieren Sie den Vorschlag durch sprechende Namen, wie „tabVorbereitungen“, „tabSchichtplan_2017“ oder „tabKunden“
  • Jede Spalte erhält einen Namen, meist aus der Kopfzeile, den ich in Formeln verwenden kann.

    Sprechende Formeln unter Verwendung der Feldnamen
    Sprechende Formeln unter Verwendung der Feldnamen
  • Formeln in der Tabelle verwenden die Spaltennamen – die Formeln werden sprechend
  • Scrollt der Tabellenkopf über den oberen Blattrand, werden statt der Spaltenbuchstaben B, C, D … nun die Namen der Tabellenfelder angezeigt – sparen Sie sich das fixieren der Tabelle

 

Tabelle: Spalten einfügen und löschen
Kein Markieren eines Zellbereichs ist notwendig, um eine Spalte einzufügen.
  • Ergänzen Sie neue Spalten entweder mithilfe des Kontextmenüs aus einer ausgewählten Zelle heraus oder durch einfaches Losschreiben am rechten Rand. Übrigens werden beim Einfügen mithilfe des Kontextmenüs nur die Tabellenbereiche erweitert, die Umgebung des Tabellenobjekts bleibt unverändert.
  • Neue Spalten bekommen automatisch das Tabellenformat.
  • Schreibt man in die erste Daten-Zeile der Tabelle eine Formel, so wird die Formel automatisch auf die gesamte Spalte erweitert! Nur bei Formatänderungen wie Zahl zu Währung bedarf es noch eines Doppelklicks mit dem kleinen Schwarzen.
  • In eine neue Zeile gelangt man mit der Tabulatortaste. Alle Formatierungen und Formeln werden übernommen. Fügt man einen ganzen Zeilenblock an die Tabelle an, genügen meist wenigen Klicks mit dem ‚kleinen Schwarzen‘ (der Autoausfüllfunktion), um alle neuen Zeilen anzupassen.
  • Die Tabelle hat eine sichtbare Endmarkierung, die sich mit der rechten Maustaste positionieren lässt.
  • Tabellen lassen sich mit einem Klick mit Pivottabellen zusammenfassen. Dabei wird nur der Name der Tabelle übergeben. Ändert sich später die Größe der Tabelle, genügt ein Aktualisieren der darauf basierenden Pivottabellen, um alle aktuellen Daten auszuwerten.
  • Es stehen viele Vorlagen und Optionen zur Formatierung der Tabelle bereit: Das ist sehr datensparsam, da nicht jede Zelle, sondern nur die Tabelle als Ganzes Formatierungsinformationen erhält. Beim Einfügen oder Löschen von Zeilen wird ggfs. die Hell-Dunkel-Markierung der Zeilen automatisch aktualisiert.
  • Sie können eine Ergebniszeile unterhalb der Tabelle einblenden, in der für alle Spalten die Teilergebnis-Funktion zur Verfügung steht. Diese Funktion reagiert auf die Filtereinstellungen und berechnet jeweils nur Werte aus den sichtbaren Zeilen.

Was sollten Sie vorbereitend tun?

  • Ihre Tabelle darf nur EINE Kopfzeile haben, die Zeile darüber sollte leer sein. Sind für die Spaltenbezeichnungen mehr Zeilen erforderlich, kann man den Platz über der Leerzeile verwenden, ihn genauso wie die Kopfzeile formatieren und die Leerzeile ganz flach oder ausgeblendet einrichten.
  • Auch rechts und links und an den Ecken sollten die Zellen leer bleiben
  • Verwenden Sie für die Spaltenbezeichnungen nur Buchstaben und Zahlen, auf keinen Fall Punkte, Bindestriche oder Zeilenumbrüche oder andere Sonderzeichen.
  • Die Tabelle kann im Blatt beliebig platziert werden. Wenn Sie Auswertungen im selben Blatt berechnen wollen, empfehle ich immer, dies oberhalb der Tabelle zu tun. Dann können nach unten unbegrenzt Daten ergänzt werden, ohne die Ergebnisse zu verschieben.
  • Einzige Ausnahme hinsichtlich der Platzierung gilt für Zugriffe mit ODBC. Wenn Sie von außerhalb auf Excel auf die Tabelle zugreifen wollen, um beispielsweise einen Serienbrief mit Adressen aus der Tabelle zu schreiben, dann erwartet die ODBC-Schnittstelle die erste Zelle in $A$1. In diesem Fall überlassen Sie der Tabelle das gesamte Blatt. Wenn Sie Berechnungen und Auswertungen zu dieser Tabelle machen wollen, nehmen Sie ein neues Blatt. Die Tabelle hat ja von Ihnen einen sprechenden Namen bekommen, so dass Sie Ihre Formeln auch ohne zu Markieren schreiben können.

Verkettet bis zur Eindeutigkeit (Serie Schichtplan – 2)

In unserer geplanten Tabelle, dem Schichtplan,  kommen in einer Spalte die Datumswerte mehrmals vor, und in der Schichtspalte wiederholen sich die Schichtbezeichnungen. Jetzt lassen sich einzelne Tage filtern, indem in der Spalte der Datumswerte das Datum oder der Datumsbereich eingegeben wird. Im zweiten Schritt filtert man dann nach der Schicht. Geht das auch in einem Schritt?

Legen Sie sich eine kleine Testtabelle mit wenigen Zeilen mit Datum und Schichtbezeichnung an. Vielleicht haben Sie das auch schon im vorigen Blogbeitrag getan, als es um die Benutzerdefinierten Schichtlisten ging. Dann können Sie beispielsweise in die erste Zeile „FD“ eintippen und die Autoausfüllen-Funktion benutzen.

Legen Sie eine dritte Spalte an, die eine eindeutige Schichtkennung enthalten soll, die sich aus dem Datum und der Schichtbezeichnung zusammensetzt. Die Formel dafür enthält entweder die Funktion VERKETTEN() oder den Verkettungsoperator „&“. Auf die Anzeige des Jahres haben wir hier verzichtet.

=VERKETTEN(TEXT(C12; „TT.MM.“) ; “ – „; D12)
oder

=TEXT(C12;“TT.MM.“) & “ – “ & D12

Testtabelle
Testtabelle mit nur wenigen Daten

Jetzt haben Sie eine Möglichkeit in einem Schritt die richtigen Schichten zusammenzusuchen.

Benutzerdefinierter Filter

Noch besser: Die Spalte Schicht&Datum eignet sich als Suchspalte für die Nachschlagefunktion SVERWEIS.

Tipp: Richten Sie später für die Dauer der Arbeiten an der Tabelle für diese Spalte eine bedingte Formatierung für  „Doppelte Werte“ ein. Dann wird die Spalte sofort rot, wenn sich doppelte Daten einschleichen, z.B. am Jahreswechsel bei einem Nicht-Schaltjahr.

Im nächsten Beitrag geht es um die Frage, ab wann es sich lohnt, eine Tabelle „Als Tabelle (zu) formatieren“.

 

Gute Vorarbeit für eine Tabelle: Sortierlisten erstellen (Serie Schichtplan – 1)

Eine Liste wie „Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht“ oder „FD, SD, ND“ hat die Eigenschaft, eine natürliche, hier zeitliche Ordnung zu besitzen. Aber diese Ordnung lässt sich leider nicht mit dem Alphabet herstellen. Für eine nicht alphabetische Sortierung bietet Excel die „Benutzerdefinierten Listen“ an. Das Dialogfeld für die Listen befindet sich wie bei Office meistens ganz am Ende: Datei – Optionen – Erweitert – ganz nach unten scrollen und die Schaltfläche BENUTZERDEFINIERTE LISTEN finden.

Optionen-Benutzerdefinierte Listen

Wenn Sie zuvor Ihre Liste in einem Excel-Blatt eingetragen und anschließend markiert hatten, wird der Adressbereich unten rechts angezeigt. Nun können Sie ihn importieren. Oder Sie tippen die Werte in das Feld rechts oben, nach jedem Wert mit ENTER abschließen und in einer neuen Zeile weiterschreiben, zum Schluss auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN klicken. Jetzt ist die neue Liste in der linken Seite aufgenommen.

Schichttabelle mit Formeln

Neue Beitragsserie: Schicht-Tabellen für ein ganzes Jahr

Ich habe eine kleine Serie zu einem häufig auftretenden Thema konzipiert: Tabellen für ein ganzes Jahr mit mehreren Schichten pro Tag. Zum Beispiel drei Schichten oder Dienste: Frühdienst, Spätdienst, Nachtdienst. Deshalb werden für jeden Tag drei Zeilen benötigt, das macht rund 1000 Zeilen pro Jahr.

In der Tabelle soll später sortiert und gefiltert werden, beispielsweise nach einem Zeitraum oder nur nach einer bestimmten Schicht. Darüber hinaus werden die ausgewählten Zeilen gezählt, die Werte addiert, gemittelt oder kumuliert. Mit Formatierungen sollen die Sonnabende und Sonntage hervorgehoben werden, Feiertage eingetragen werden.

Deshalb gibt es folgenden Plan:

  • Vorbereitende Arbeiten: Benutzerdefinierte Sortierungsliste, Sortieren und Filtern, Verkettete Ausdrücke
  • Datumsspalte und Schichtspalte mit einem Trick mit der Autoausfüllfunktion erstellen, das Jahr als Variable, die Schaltjahrfrage
  • Bedingte Formatierung für Wochentage, Kalenderwochen, DBANZAHL und ZÄHLENWENNS
  • Feiertage
  • Performance-Fragen
  • Filtern mit flexiblen, speicherbaren Kriterien, Makrounterstützung

In mehreren Blogbeiträgen soll also dieses Thema erschlossen werden. Die Beispieldatei werde ich hier zum Herunterladen bereitstellen. Sicher geht das Thema an manchen Stellen ins Detail, an anderen bleiben Fragen offen. Aber dazu gibt es ja die Kommentarfunktion. Ergänzen Sie oder fragen Sie.

Los geht es!

Schnelles Datum in Word

Ganz so leicht wie in Excel mit Strg + Punkt​ ein Datum einfügen – das geht in Word leider nicht.

Alt + I = Einfügen     

Aber dennoch: Das nacheinander Drücken der Tasten Alt , I und D  öffnet das Dialogfeld zum Einfügen eines Datums, welches Sie mit Enter schnell schließen können. Im Dialogfeld könnten Sie noch Formate auswählen und sich für eine Datums-Feldfunktion oder den Datums-Text entscheiden. Für ersteres müssen Sie das Häkchen bei Automatisch aktualisieren setzen.

 

Format und Aktualisierung einrichten
Format und Aktualisierung einrichten

Kontextmenü zum Datum
Kontextmenü zum Datum

 
 
 
 

 

 

 

Sind Sie sich schon sicher, dass Sie die Datums-Feldfunktion einsetzen wollen, führt auch die Kombination Alt + Umschalt + D (gleichzeitiges Drücken) zum Ziel.

Feldfunktion Datum
In der Feldfunktion ist das Datumsformat festgelegt

 

 

 

Um den Tipp komplett zu machen: Wollen Sie nachträglich aus der Feldfunktion ein festes Datum erstellen, tippen Sie dazu gleichzeitig  Alt, Umschalt und F9

Spruch der Woche

Schieben Sie es nicht auf Outlook, wenn Ihre Zeit nicht reicht – es ist nur ein Programm!

Ich habe nun installiert und getestet,

damit meine Leser den Blog und die Kommentare auch abonnieren können. Ich hoffe das klappt und freue mich auf viele schöne Kommentare.

Kennen Sie den Fehler 404? Und die Story dazu?
Ihre Irina Stobbe

Access-Datenbanken im Training

Jetzt habe ich endlich die Pläne für die konzipierten Access-Kurse hier veröffentlicht. Natürlich sind das nur Vorschläge. In einem Firmenseminar oder einem Individualtraining mit ein bis vier Teilnehmern kann man die Themen ganz genau anpassen an das, was gebraucht wird. Was halten Sie von Workshops?

MS Access – bei den Themen