Kategorien in Outlook (Teil 3)

Sehen sie hier noch einige Varianten, wie man Outlook-Kategorien für sich nutzen kann:

Thema Abarbeitungsstand „T“

Outlook -Kategorien mit Lebenshüten
Outlook -Kategorien mit Lebenshüten

Meine Anfragen nach Terminen kategoriere ich nach

  • T: Option (ich habe ein Angebot gemacht),
  • T: Reserviert (Der Kunde hat gesagt, dass der Termin passt) oder
  • T: Gebucht (Ich habe den Auftrag bekommen).

Dazu gibt es nun drei Suchordner „Optionen“, „Reservierungen“ und „Aufträge“ (Die E-Mails werden nach Kunden sortiert abgelegt). Außerdem werden im Kalender die Termine eingetragen und mit der Kategorie eingefärbt. Ich überblicke an der Farbe, ob da noch etwas geht.

 

Thema Fachgebiet „F“

Termin mit zwei Kategorien
Termin mit zwei Kategoriefarben
  • F: Excel
  • F: Access
  • F: Project
  • F: Word
  • F: CMS
  • F: Outlook/Zeitmanagement …

Im Kalender wird eine zweite Farbe in der rechten Ecke als Quadrat angezeigt.

Thema Lebenshut „L“

Da kann es viel geben. Angefangen von den beruflichen Bereichen  oder Ebenen von der Vorstands- oder Kommissionsarbeit bis zu den Kundenkontakten oder den Linienaufgaben. Weiter zu den persönlichen Bereichen: Wellness, Sport, Freunde, Urlaub, Weiterbildung bis zu den gesellschaftlichen Bereichen wie Familie, Vereinsarbeit, Nachbarschaftshilfe, Schule usw.

Schade, dass es nur 25 Farben gibt (die Sie aber mehrfach verwenden können). Und ein weiterer kleiner Wermutstropfen ist: Die Farben werden nicht in der Smartphone App von Outlook angezeigt.

Tipp: Markieren Sie E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte. Dann haben auch alle Kontakte, die zum Sportverein gehören, dieselbe Kategorie. Sie können also Ihre Kontakte nach Kategorie sortieren lassen und senden dann eine E-Mail an alle, indem Sie auf den Kontaktgruppierungskopf klicken.

Kategorien: E-Mails an eine Gruppe senden

Sie wollen an eine Gruppe von Kontakten eine Serienmail versenden? Das geht super mit Hilfe von Kategorien. Sparen Sie sich das Anlegen einer Kontaktegruppe.

Sie haben beispielsweise die Mitwirkenden an einem Projekt alle mit der selben Kategorie markiert. Diese Kategorienfarbe verwenden Sie auch für die Termine und E-Mails des Projektes.

Kontakte nach Gruppen zusammengefasst
Kontakte nach Gruppen zusammengefasst

Kontakte lassen sich auch nach Kategorien gruppieren. Erstellen Sie sich eine entsprechende Ansicht und speichern Sie diese als Ansichtsvorlage. Nun können Sie sich Ihre Kontakte auch unter diesem Aspekt auswählen.

 

'Versenden' auf alle Kontakte anwenden
‚Versenden‘ auf alle Kontakte anwenden

Mit einem Klick auf den Gruppierungskopf​ und dann auf die Schaltfläche im Menüband „E-Mail“ weist Outlook Sie darauf hin, dass nun allen Mitgliedern der Gruppe eine E-Mail erstellt wird. Alle Namen der Gruppe erscheinen in der Adresszeile.
Auch oder gerade wenn einzelne Personen Mitglied in mehreren Gruppen sind, ist diese Herangehensweise an die Erstellung einer Gruppenmail sehr praktisch.  Sie müssen keine Kontaktgruppen pflegen, nur jedem Kontakt seine Farbe(n) zuordnen.

„Sie haben Post“ – Outlook-Meldungen abschalten (Tipp 1)

​Ungestört arbeiten oder sich erholen

Wenn ich ungestört arbeiten möchte oder mich erholen möchte, ohne dass sich alle Probleme gleich wieder in den Vordergrund drängen können, versuche ich alle Störungen von mir fern zu halten. Dazu gehört auch, alle Nachrichtendienste „stumm“ zu schalten. Für Outlook heißt das, die Meldungsfenster abzuschalten.
Dazu ​klicken Sie folgendes:

Register Datei – Optionen (mit der Tastatur: Alt D O) , runter auf  E-Mail und dann im dritten Abschnitt   Nachrichteneingang den Haken bei Desktop-Benachrichtigung entfernen.

Verwenden Sie die Smartphone-App von Office365, so finden Sie die Konfiguration der Benachrichtigungsfunktion unter dem Zahnrad-Symbol, dem Menüpunkt „Einstellungen“. Die dritte Gruppe enthält das Menü zum Einstellen der Benachrichtigung : Benachrichtigung: Keine oder nur bei Nachrichten mit Relevanz, Sound: Keinen oder Outlook E-Mail, Vibrieren (Ein / Aus).

Das Ausschalten der Benachrichtigungsfenster funktioniert natürlich nur dann gut, wenn man dennoch regelmäßig seine E-Mail-Nachrichten liest: 2-3 mal täglich im normalen Business-Alltag. Ansonsten schalten Sie Ihre Abwesenheitsassistenten aktiv.

Am Wochenende, in der Freizeit oder im Urlaub wird die Frequenz natürlich von Ihren Kommunikationsbedürfnissen geprägt. Man kann den PC oder das Smartphone auch mal ausschalten.