Das kleine Schwarze – passt zu vielen Gelegenheiten

Gemeint ist das kleine schwarze Kreuz, in welches sich der Mauszeiger verwandelt, wenn er sich der Ecke unten rechts an einer Zelle im Ecxel-Arbeitsblatt nähert. Anfänglich gehört etwas Fingerspitzengefühl dazu, die Ecke genau zu treffen und dann das schwarze Kreuz mit der linken Maustaste festzuhalten  und es in einer der Himmelsrichtungen zu ziehen.

 

Die Autoausfüllfunktion

Klickt man das kleine schwarze Kreuz an und hält es mit der linken Maustaste fest, kann man damit über die davor, dahinter, darüber oder darunter liegenden Zellen streifen und dann loslassen. Dabei bleibt das ursprüngliche Feld umrandet und an seiner Stelle. Die nun überstrichen Felder sind ebenfalls markiert. Während des Überstreichens erscheint häufig ein Smart-Info-Feldchen mit den gerade erreichten Zwischenwerten. Nach dem Loslassen steht am Ende des markierten Bereiches ein Smart-Info-Feld mit den Optionen der Auto-Ausfüllen-Funktion.

 

Hier folgt nun eine Reihe von Anwendungsfällen der Auto-Ausfüllen-Funktion.

Ein Smart-Tag wird angezeigt
  • Nummerierten Ausdruck nach unten oder nach rechts fortschreiben
  • Ausdruck, der auf eine ganze Zahl endet, fortschreiben
  • Nach „Quartal 1“ folgt „Quartal  2“ und so weiter , nach „Quartal  4“ folgt „Quartal 1“.
  • Alle Ausdrücke, die als benutzerdefinierte Liste festgelegt sind, werden fortgeschrieben; beispielsweise Wochentagnamen,  Monatsnamen und deren Abkürzungen.
  • Datumswerte, egal in welcher Formatierung, werden fortgeschrieben. Dabei kann in Tagen, Wochen, Monaten und Jahren weitergezählt werden.
  • Formate werden fortgeschrieben, auch ausschließlich,  wenn Sie das in den Optionen so auswählen.
Beim Formatieren eines Titels über mehrere Spalten reicht häufig der Unterstrich der Formatvorlage nicht aus.
Beim Formatieren eines Titels über mehrere Spalten reicht häufig der Unterstrich der Formatvorlage nicht aus.
  • Formeln werden unter Berücksichtigung von absoluten Adressen fortgeschrieben, wobei relative Adressen sich entsprechend verändern.
  • ​Es können zwei Zellen markiert werden. Bei Zahlenwerten wird mit der Differenz der beiden jeder Folgewert berechnet.
  • Werden mehr als zwei Werte markiert, werden alle Folgewerte mit Hilfe der linearen Regression berechnet.
  • Werden zwei oder mehr Textwerte markiert, werden diese kontinuierlich wiederholt.
  • Werden Funktionen nach rechts oder links erweitert, die Kopfbereichsbezüge von sogenannten intelligenten Tabellen enthalten, werden diese wie relative Bezüge behandelt, verändern sich also. Zum Vergleich: Benannte Bereiche haben immer absolute Adressen, ihre Bezüge werden beim Autoausfüllen beibehalten.
  • Zahlen, die in Argumenten von Funktionen stehen, werden vom kleinen Schwarzen nicht verändert. Benötigt man hier eine mitlaufende Zahl, sollte man den Einsatz der Funktionen SPALTE () oder ZEILE () prüfen.

Weil die Verwendung der Auto-Ausfüllen-Funktion mit dem kleinen schwarzen Kreuz so vielseitig wie die eines schwarzen Kleides ist, hat sie bei uns den Namen „das kleine Schwarze“ bekommen.​

Den eigenen Rechnernamen als Wert in einer Excel-Tabelle verwenden

Es gibt in den aktuellen Excel-Versionen leider keine Funktion, mit der man den Namen des aktuellen Benutzerkontos, den Windows-Anmeldenamen ermitteln kann. Nicht mal den Office-Benutzernamen, mit dem jeder seine Excel-Kopie personalisieren kann – in den Excel-Optionen im Blatt Allgemein.

Ehe Sie hier VBA-Funktionen bemühen, die teilweise auf die zu deklarierende advapi.dll zurückgreifen, ​hilft eine Funktion aus Excel der Version 4.  In neueren Excel-Versionen werden die alten, EXCEL4-Makro genannten Funktionen nicht mehr in einer Zelle funktionieren, aber in Excel 2010 und 2013 geht das noch, allerdings nur im Namensmanager. Gemeint ist die Funktion DATEI.ZUORDNEN(36), der Parameter 36 steht für den Windows-Benutzernamen.

Unser Tipp:

Legen Sie im Namensmanager einen neuen Namen, beispielsweise „Benutzer“, fest und schreiben in die Bezugszeile

=DATEI.ZUORDNEN(36)

Benötigen Sie den Namen dann in einer Zelle oder in einer Formel im Datenblatt, um etwa Berechtigungen zu prüfen, setzen Sie den definierten Namen mit Gleichheitszeichen ein, also

=Benutzer
Anwendung der festgelegten Namen

VBA-Alternativen

Schreiben Sie  in einen Standardmodul je eine VBA-Funktion mit den folgenden Zuweisungen:

Function BenutzerNameO() As String
	BenutzerNameO = Application.UserName
End Function

(der Name aus den Optionen) oder

Function BenutzerNameW() As String
	BenutzerNameW = Environ("Username")​
End Function

(der Windows-Anmeldename)

Diese Funktionen erscheinen nach dem Speichern auf der Excel-Seite  im Funktionsassistenten unter „benutzerdefinierte Funktionen“ und können in jeder Zelle verwendet werden:

=BenutzernameO()      ' Office-Name

=BenutzernameW()     ' Windows-Anmeldename

Ordnen von Informationen – Grundprinzipien

Sie haben schon zig Ordnungssysteme ausprobiert und keins gibt Ihnen genug Sicherheit, zu jeder Zeit abgelegte Informationen oder Dokumente schnell wieder zu finden?

Dann versuchen Sie doch mal das PPP-System oder das A-P-DOK​-System!  Heute hier nur zum PPP-System.

Die oberste Ebene strukturieren Sie nach Ihren Lebenshüten:

  •    Familie
    • Dokumente (für jedes Familienmitglied, …)
    • Dokumente Wohnung, Versicherungen, Gartenhaus, Auto …
    • Finanzunterlagen (Online-Einkäufe, Banke​​n, Steuern, …)
    • Haustiere
    • Urlaubserinnerungen
    • Weitere Familienmitglieder
  •    Berufsleben (hier geht es weiter mit Projekten, Prozessen, Partnern, …   eben dem PPP-System)
  •    Sport
  •    Hobbies (Webseiten, Reisen, Fotos, Musik, …)
  •    Gesellschaft (Elternsprecher, Lesepaten, Nachbarschaft, Vereine, Politik, …)
  •    Freunde (Facebook,…)

Jeder Lebenshut sollte seinen eigenen Ordner haben, die Sie gut farblich oder an der Beschriftung unterscheiden können. Legen Sie auch auf Ihrem Datenspeicher diese Ordner an, vielleicht beziehen Sie auch verschiedene Cloudordner ein. Setzen Sie die Reihenfolge nach Ihrer Gewichtung! Da Computer-Apps meistens alphabetisch sortieren, setzen Sie Ordnungsnummern an den Anfang. Bewährt hat sich auch eine Untergliederung der Unterordner mit Jahreszahlen.

Wichtig

Legen Sie für Festplatten, Cloudordner und Postfächer immer dieselbe Struktur fest – sie werden sich besser zurechtfinden.

Sie können dann sehr leicht entscheiden, in welchen Postfach-Ordner sie die E-Mail und in welchen Ordner sie die Anlagen speichern werden. Selbst in der Smartphone App von Outlook stehen Ihnen die Ordner zur Verfügung. ​​

Der Windows-Infobereich (Tipp 2)

Wenn der Infobereich nicht nur für Administratoren da ist

Wie häufig nutzen Sie die Taskleiste? Sie befindet sich meist an der unteren Seite des Bildschirms. Durch Anheften der Programme, die man häufig benutzt, lassen sich die Zugriffsklickzahlen sehr verringern. Das rechte Ende ist der Informationsbereich. Da passt nicht nur das Datum und die Uhrzeit hinein.

Gelegentlich legen die Administratoren fest, welche Symbole dort angezeigt werden. Dann haben Sie meist auch keine Zugriffsrechte. Dann kann ich Ihnen mit diesem Tipp auch nicht helfen.

Haben Sie jedoch Zugriff, so lohnt es sich, dort etwas aufzuräumen. Programme und Apps, die im Hintergrund laufen, hinterlassen dort meist einen Eintrag, um Sie bei bestimmten Situationen mit einem Pop-up-Fenster zu informieren. Beispielsweise zeigt Outlook dort an, wenn neue E-Mails eingegangen sind. Gestern wollten wir jedoch alle ablenkenden Benachrichtigungen ausschalten! Die Wege sind bei Windows 7 und Windows 10 unterschiedlich.

 

Windows 10​

​Windows 7

Der Infobereich in der Taskleiste rechts.​ ​		 ​

Der Infobereich in der Taskleiste rechts.​
​
​ ​
Diese zwei Einträge im Taskzeilen-Manager sind für den Infobereich zuständig.​
​​
Mit einfachen Ein-Aus-Schaltern können Sie jede Anwendung sichtbar machen oder aber auch verschwinden lassen.		 Win7 Anwendungssymbole und Systemsymbole einrichten
Wählen Sie den unteren Link, um in folgender Maske die Standardsymbole einzustellen.​ In den rot umrandeten Feldern lassen sich nun die Einstellungen vornehmen.

​
Lassen Sie sich die Benachrichtigung das Outlook-Programm ausblenden. Viel Spaß beim Durchprobieren.

„Sie haben Post“ – Outlook-Meldungen abschalten (Tipp 1)

​Ungestört arbeiten oder sich erholen

Wenn ich ungestört arbeiten möchte oder mich erholen möchte, ohne dass sich alle Probleme gleich wieder in den Vordergrund drängen können, versuche ich alle Störungen von mir fern zu halten. Dazu gehört auch, alle Nachrichtendienste „stumm“ zu schalten. Für Outlook heißt das, die Meldungsfenster abzuschalten.
Dazu ​klicken Sie folgendes:

Register Datei – Optionen (mit der Tastatur: Alt D O) , runter auf  E-Mail und dann im dritten Abschnitt   Nachrichteneingang den Haken bei Desktop-Benachrichtigung entfernen.

Verwenden Sie die Smartphone-App von Office365, so finden Sie die Konfiguration der Benachrichtigungsfunktion unter dem Zahnrad-Symbol, dem Menüpunkt „Einstellungen“. Die dritte Gruppe enthält das Menü zum Einstellen der Benachrichtigung : Benachrichtigung: Keine oder nur bei Nachrichten mit Relevanz, Sound: Keinen oder Outlook E-Mail, Vibrieren (Ein / Aus).

Das Ausschalten der Benachrichtigungsfenster funktioniert natürlich nur dann gut, wenn man dennoch regelmäßig seine E-Mail-Nachrichten liest: 2-3 mal täglich im normalen Business-Alltag. Ansonsten schalten Sie Ihre Abwesenheitsassistenten aktiv.

Am Wochenende, in der Freizeit oder im Urlaub wird die Frequenz natürlich von Ihren Kommunikationsbedürfnissen geprägt. Man kann den PC oder das Smartphone auch mal ausschalten.

VBA ist immer wieder aktuell

Nachdem nun das neue Jahr auch mit einigen Ausfällen zu kämpfen hatte, kommt der Zug ins Rollen. Ganz konkret stehen jetzt zwei VBA-Kurse an, für die ich mir noch Teilnehmer wünsche:

Am 30. und 31.3. 2017 findet der Excel-VBA-Kurs beim TÜV Rheinland statt, und am 3. und 4. April der Word-VBA-Kurs an derselben Adresse (Friedrichstraße 50 in Berlin-Mitte). Die Inhalte finden Sie auf den Themen-Seiten zu Excel und Word​.

Wenn Sie also über Automatisierung Ihrer Abläufe nachdenken, sich in die Dokumente Ihrer Vorgänger einarbeiten möchten und die Grundlagen dazu erlernen möchten – melden Sie sich an: Eine E-Mail an mich oder das TÜV-Rheinland-Anmeldeformular ausfüllen – beides ist möglich. Ich freue mich auf Sie.​

posted on Mittwoch, 1. Februar 2017 at 08:25

Der perfekte Flyer

Huh, der Titel hat einen solchen Anspruch! Was ist schon perfekt?
Die Kinder singen mit voller Begeisterung „Nobody is perfect…“

Dennoch habe ich den Kurs im Auswärtigen Amt gewagt – für wichtige Frauen, die Word einsetzen wollen, um auch mal eine Glückwunschkarte, eine Einladung, einen Wickelflyer zu gestalten.

Dabei gibt es so viele Aspekte zu bedenken:

Generell das Design: Welche Farben, welche Schriftarten, welche Formen?

Woher kann man Bilder nehmen, ohne sich in juristische Fallen zu bewegen?

Was muss in den Text? Nicht zuviel, aber auch nichts vergessen, besonders, wenn es berufliche Belange betrifft.

Tabelle oder Spalten: In beiden Fällen muss man aufpassen, dass der Inhalt nicht über den Seitenrand läuft.

Drucker- oder Druckereivorgaben: Schnittränder oder Druckränder

Was kann man gestalterisch machen, damit das Werk aus dem Rahmen fällt, auffällt und attraktiv erscheint?

Ein halber Tag ist dazu ganz schön wenig, besonders wenn die Teilnehmer selbst am Computer alles ausprobieren wollen. Ich bin doch sehr gespannt, wieviel die Teilnehmerinnen mitgenommen haben aus diesem Kurs. Zumindest gab es einen Effekt ganz am Rande: Die Screenshot-Funktion wurde begeistert aufgenommen, und wie man mit MS Office ein „Selfie“ macht.

Ist doch was, oder!

Ihre Irina Stobbe

posted on Montag, 5. September 2016 at 02:40

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Ein erstes Buch – Zeitmanagement mit Outlook

Nun, es gab schon früher Veröffentlichungen von mir aus meiner Zeit als Wissenschaftlerin. Da gehörte es zum guten Ton und zum Arbeitsumfeld, regelmäßig wissenschaftliche Ergebnisse zu präsentieren oder auch werbende Texte für diese Forschungsarbeiten zu schreiben. Als Trainerin, die ich nun seit 10 Jahren bin, habe ich mich lange  darum gedrückt. Danke, dass mich der mitp-Verlag angesprochen hat, und danke, dass ich gerade Armin Wuttke kennengelernt hatte, der mit ebenso großer und ergänzender Fachkompetenz ein motivierender Partner war.

Hoffentlich finden sich nun auch noch ein paar Leser, die sich mit diesem Thema praktisch auseinandersetzten wollen. Zum Zeitmanagement gehören nämlich der Willen, etwas zu verändern, und der Wunsch, auch Tools und Regeln auszuprobieren, zu testen und zu entscheiden, was wirklich hilft.

Ich wünsche allen Lesern viel Kreativität und Freude dabei.​

posted on Sonntag, 21. August 2016 at 05:54

Willkommen in meinem Blog

Dies ist der Ort, an dem ich Beiträge zu mich berührenden Themen veröffentliche.

Ich hoffe, es finden sich einige Kommentare. Bitte schreiben Sie mir, wenn Ihnen etwas gefällt oder auch, wenn Ihnen etwas nicht gefällt. Ich freue mich auch immer über ein persönliches Feedback von meinen Teilnehmern an den Trainings.

Irina Stobbe

(9. Januar 2017)