Schichttabelle mit Formeln

Neue Beitragsserie: Schicht-Tabellen für ein ganzes Jahr

Ich habe eine kleine Serie zu einem häufig auftretenden Thema konzipiert: Tabellen für ein ganzes Jahr mit mehreren Schichten pro Tag. Zum Beispiel drei Schichten oder Dienste: Frühdienst, Spätdienst, Nachtdienst. Deshalb werden für jeden Tag drei Zeilen benötigt, das macht rund 1000 Zeilen pro Jahr.

In der Tabelle soll später sortiert und gefiltert werden, beispielsweise nach einem Zeitraum oder nur nach einer bestimmten Schicht. Darüber hinaus werden die ausgewählten Zeilen gezählt, die Werte addiert, gemittelt oder kumuliert. Mit Formatierungen sollen die Sonnabende und Sonntage hervorgehoben werden, Feiertage eingetragen werden.

Deshalb gibt es folgenden Plan:

  • Vorbereitende Arbeiten: Benutzerdefinierte Sortierungsliste, Sortieren und Filtern, Verkettete Ausdrücke
  • Datumsspalte und Schichtspalte mit einem Trick mit der Autoausfüllfunktion erstellen, das Jahr als Variable, die Schaltjahrfrage
  • Bedingte Formatierung für Wochentage, Kalenderwochen, DBANZAHL und ZÄHLENWENNS
  • Feiertage
  • Performance-Fragen
  • Filtern mit flexiblen, speicherbaren Kriterien, Makrounterstützung

In mehreren Blogbeiträgen soll also dieses Thema erschlossen werden. Die Beispieldatei werde ich hier zum Herunterladen bereitstellen. Sicher geht das Thema an manchen Stellen ins Detail, an anderen bleiben Fragen offen. Aber dazu gibt es ja die Kommentarfunktion. Ergänzen Sie oder fragen Sie.

Los geht es!

Schnelles Datum in die Excel-Zelle

Es ist simpel, dennoch kennen viele Nutzer nicht die folgende Tastenkombination:

Strg + „.“ (ohne Anführungsstriche) fügt das aktuelle Datum ein.

Strg + Umschalt + „.“ fügt die aktuelle Uhrzeit ein.

Möchten Sie Datum und Uhrzeit einfügen, geben Sie nacheinander beide Tastenkombinationen mit einem Leerzeichen dazwischen ein:

Strg + „.“  –> “ “  –>  Strg + Umschalt + „.“ (In der Mitte steht ein Leerzeichen.)

Mit den so eingegebenen Daten kann man auch richtig rechnen, es werden die Zahlenwerte und nicht etwa nur Zeichenfolgen in die Zellen eingetragen.

Namen für häufig verwendete Zellbezüge

Häufig gibt es in Excel-Berechnungen einige Zellen, die in mehreren Formeln weiterverwendet werden.

Um diese Formeln leichter lesbar zu machen und sie auch leichter schreiben zu können, haben Sie die Möglichkeit, einzelne Zellen und ganze Zellbereiche mit Namen zu versehen. Beispielsweise benennen Sie den Bereich $A$5:$A$55 mit „Umsatz“, kann die Summe über diese Zellen dann einfach mit =SUMME(Umsatz) berechnet werden.

Markieren Sie dazu einfach die benötigten Zelle(n) und schreiben dann in das Namenfeld (in der Bearbeitenleiste links) den gewünschten Namen. Vergessen Sie hier nicht, die Eingabe mit der Enter-Taste zu beenden. Wenn Sie dann das Aufklappfeld rechts am Namenfeld klicken, finden Sie den vergebenen Namen in der Liste. Sie können diese Liste zusätzlich als GoTo-Liste verwenden, denn nach der Auswahl werden die zuvor markierten Zellen wieder markiert angezeigt. Auch wenn dazu das Blatt gewechselt werden muss.

Umfassende Unterstützung für die Namensvergabe bietet die Gruppe „Definierte Namen“ auf der Registerkarte Formeln. Sie finden dort den Namensmanager, der alle Namen mit deren Zellbezügen, Gültigkeitsbereichen und aktuellen Werten auflistet. Hier können Sie auch neue Namen erstellen, Namen umbenennen, Bezüge korrigieren sowie Namen löschen.

Daneben gibt es noch einige Schaltflächen, um Namen auf verschiedene Weisen effektiv zu vergeben. Haben Sie die zu benennenden Zellen markiert, klicken Sie auf „Namen definieren“. Excel analysiert die darüber liegende und die linke Zelle, ob eine passende Benennung zu finden ist und schlägt diese meist vor. Haben Sie die Zelle mit einer geeigneten Benennung schon mitmarkiert, wie beispielsweise die Spaltenbezeichnungen einer Tabelle, dann klicken Sie auf „Aus Auswahl erstellen“. Excel fragt noch einmal nach, ob die Namen aus der oberen Zeile oder der linken Spalte verwendet werden sollen, und vergibt entsprechend die Namen. Dabei wird die Beschriftungszeile oder -spalte nicht mit in den Bezug genommen.

Sie können also mit zwei Klicks eine ganze Spalte mit Eingangsgrößen aus den Beschriftungen benennen, oder eine komplette Tabelle mit Bereichsnamen für jede Spalte versehen.

Flexibler Kriterienbereich für das Spezialfilter

Register "Daten", Gruppe "Sortieren und Filtern", Schaltfläche "Erweitert..."
Register „Daten“, Gruppe „Sortieren und Filtern“, Schaltfläche „Erweitert…“

Dieser Tipp ist für die Controlling-Profis unter Ihnen, die regelmäßig das Erweiterte Filter (Spezialfilter) anwenden. Speichern Sie verschiedene Filterkriterien in einem Datenblatt, um entweder die Datenbank-Funktionen von Excel zu nutzen, oder um auch nur eine größere Tabelle zu filtern, ohne jedes Mal die Filterkriterien in die Autofilter der Spalten neu eingeben zu müssen.

Für das erweiterte Filter muss des Dialogformular des Spezialfilters ausgefüllt werden. In diesem Formular sind die Adressen der Quelltabelle (Listenbereich in diesem oder in einem anderen Blatt), des Kriterienbereiches und gegebenenfalls des Zielbereichs sowie die Duplikatebereinigung anzugeben.

Spezialfilter-Formular, ausgefüllt mit Bereichsnamen anstelle von Adressbezügen

Häufig werden aufgezeichnete Makros verwendet. Sie werden anschließend einer Schaltfläche zugewiesen. Vor dem Aufzeichnen empfiehlt es sich, die drei Bereiche mit Namen zu versehen. Im aufgezeichneten Makro stehen dann die Bereichsnamen in der VBA-Zeile. Der VBA-Code wird dadurch unabhängig von Zeilen und Spalten.

Nun zum Tipp

Für eine besonders flexible Abfrage verwenden Sie einen Kriterienbereich mit etwas mehr Zeilen und Spalten als gewohnt, beispielsweise mit 3 Spalten und 3 Zeilen (oder mehr). Benennen Sie den Bereich der neun Kriterienfelder und ihrer drei Spaltenköpfe etwa mit krit3x3. Geben Sie dann krit3x3 in das Spezialfilter-Dialogformular als Kriterienbereich ein. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf die OK-Schaltfläche ab.

Zeichnen Sie diesen Vorgang des Dialogausfüllens und des OK mit dem Makrorekorder auf. Der VBA-Code heißt dann etwa

Sub Filter3x3()
Range("Rohdaten").AdvancedFilter _
   Action:=xlFilterCopy, _
   CopyToRange:=Range("Zieltabelle"), _
   CriteriaRange:=Range("krit3x3"), _
   Unique:=False
End Sub

Mehr wird zum Filtern nicht benötigt. Setzen Sie sich eine Schaltfläche oder ein Icon in das Rechenblatt und weisen ihm die Filterprozedur zu.

Flexibler Kriterienbereich und Schaltfläche zum Auslösen des Filterbefehls

Nun lassen sich die Spalten im Kriterienbereich krit3x3 beliebig umbenennen, und Sie können mehrere Kriterien einfügen. Kriterien in einer Zeile sind UND-Kriterien, die in verschiedenen Zeilen sind ODER-Kriterien. Für nicht verwendete Zeilen geben Sie FALSCH, XXX oder etwas anderes, nicht Vorhandenes ein. Dann klicken Sie auf Ihre Schaltfläche und erhalten das Filterergebnis.

Der  benannte Bereich krit3x3 ist farblich hervorgehoben, beschriftet und mit einer Schaltfläche ergänzt. Im Bild werden nur zwei Zeile für das Kriterium benötigt. Denken Sie daran: Was in einer Zeile steht, sind UND-Filter (gleichzeitige Erfüllung), was in einer anderen Zeile steht, sind ODER-Kriterien (alternative Bedingung).

Das kleine Schwarze – passt zu vielen Gelegenheiten

Gemeint ist das kleine schwarze Kreuz, in welches sich der Mauszeiger verwandelt, wenn er sich der Ecke unten rechts an einer Zelle im Ecxel-Arbeitsblatt nähert. Anfänglich gehört etwas Fingerspitzengefühl dazu, die Ecke genau zu treffen und dann das schwarze Kreuz mit der linken Maustaste festzuhalten  und es in einer der Himmelsrichtungen zu ziehen.

 

Die Autoausfüllfunktion

Klickt man das kleine schwarze Kreuz an und hält es mit der linken Maustaste fest, kann man damit über die davor, dahinter, darüber oder darunter liegenden Zellen streifen und dann loslassen. Dabei bleibt das ursprüngliche Feld umrandet und an seiner Stelle. Die nun überstrichen Felder sind ebenfalls markiert. Während des Überstreichens erscheint häufig ein Smart-Info-Feldchen mit den gerade erreichten Zwischenwerten. Nach dem Loslassen steht am Ende des markierten Bereiches ein Smart-Info-Feld mit den Optionen der Auto-Ausfüllen-Funktion.

 

Hier folgt nun eine Reihe von Anwendungsfällen der Auto-Ausfüllen-Funktion.

Ein Smart-Tag wird angezeigt
  • Nummerierten Ausdruck nach unten oder nach rechts fortschreiben
  • Ausdruck, der auf eine ganze Zahl endet, fortschreiben
  • Nach „Quartal 1“ folgt „Quartal  2“ und so weiter , nach „Quartal  4“ folgt „Quartal 1“.
  • Alle Ausdrücke, die als benutzerdefinierte Liste festgelegt sind, werden fortgeschrieben; beispielsweise Wochentagnamen,  Monatsnamen und deren Abkürzungen.
  • Datumswerte, egal in welcher Formatierung, werden fortgeschrieben. Dabei kann in Tagen, Wochen, Monaten und Jahren weitergezählt werden.
  • Formate werden fortgeschrieben, auch ausschließlich,  wenn Sie das in den Optionen so auswählen.
Beim Formatieren eines Titels über mehrere Spalten reicht häufig der Unterstrich der Formatvorlage nicht aus.
Beim Formatieren eines Titels über mehrere Spalten reicht häufig der Unterstrich der Formatvorlage nicht aus.
  • Formeln werden unter Berücksichtigung von absoluten Adressen fortgeschrieben, wobei relative Adressen sich entsprechend verändern.
  • ​Es können zwei Zellen markiert werden. Bei Zahlenwerten wird mit der Differenz der beiden jeder Folgewert berechnet.
  • Werden mehr als zwei Werte markiert, werden alle Folgewerte mit Hilfe der linearen Regression berechnet.
  • Werden zwei oder mehr Textwerte markiert, werden diese kontinuierlich wiederholt.
  • Werden Funktionen nach rechts oder links erweitert, die Kopfbereichsbezüge von sogenannten intelligenten Tabellen enthalten, werden diese wie relative Bezüge behandelt, verändern sich also. Zum Vergleich: Benannte Bereiche haben immer absolute Adressen, ihre Bezüge werden beim Autoausfüllen beibehalten.
  • Zahlen, die in Argumenten von Funktionen stehen, werden vom kleinen Schwarzen nicht verändert. Benötigt man hier eine mitlaufende Zahl, sollte man den Einsatz der Funktionen SPALTE () oder ZEILE () prüfen.

Weil die Verwendung der Auto-Ausfüllen-Funktion mit dem kleinen schwarzen Kreuz so vielseitig wie die eines schwarzen Kleides ist, hat sie bei uns den Namen „das kleine Schwarze“ bekommen.​

Den eigenen Rechnernamen als Wert in einer Excel-Tabelle verwenden

Es gibt in den aktuellen Excel-Versionen leider keine Funktion, mit der man den Namen des aktuellen Benutzerkontos, den Windows-Anmeldenamen ermitteln kann. Nicht mal den Office-Benutzernamen, mit dem jeder seine Excel-Kopie personalisieren kann – in den Excel-Optionen im Blatt Allgemein.

Ehe Sie hier VBA-Funktionen bemühen, die teilweise auf die zu deklarierende advapi.dll zurückgreifen, ​hilft eine Funktion aus Excel der Version 4.  In neueren Excel-Versionen werden die alten, EXCEL4-Makro genannten Funktionen nicht mehr in einer Zelle funktionieren, aber in Excel 2010 und 2013 geht das noch, allerdings nur im Namensmanager. Gemeint ist die Funktion DATEI.ZUORDNEN(36), der Parameter 36 steht für den Windows-Benutzernamen.

Unser Tipp:

Legen Sie im Namensmanager einen neuen Namen, beispielsweise „Benutzer“, fest und schreiben in die Bezugszeile

=DATEI.ZUORDNEN(36)

Benötigen Sie den Namen dann in einer Zelle oder in einer Formel im Datenblatt, um etwa Berechtigungen zu prüfen, setzen Sie den definierten Namen mit Gleichheitszeichen ein, also

=Benutzer
Anwendung der festgelegten Namen

VBA-Alternativen

Schreiben Sie  in einen Standardmodul je eine VBA-Funktion mit den folgenden Zuweisungen:

Function BenutzerNameO() As String
	BenutzerNameO = Application.UserName
End Function

(der Name aus den Optionen) oder

Function BenutzerNameW() As String
	BenutzerNameW = Environ("Username")​
End Function

(der Windows-Anmeldename)

Diese Funktionen erscheinen nach dem Speichern auf der Excel-Seite  im Funktionsassistenten unter „benutzerdefinierte Funktionen“ und können in jeder Zelle verwendet werden:

=BenutzernameO()      ' Office-Name

=BenutzernameW()     ' Windows-Anmeldename

VBA ist immer wieder aktuell

Nachdem nun das neue Jahr auch mit einigen Ausfällen zu kämpfen hatte, kommt der Zug ins Rollen. Ganz konkret stehen jetzt zwei VBA-Kurse an, für die ich mir noch Teilnehmer wünsche:

Am 30. und 31.3. 2017 findet der Excel-VBA-Kurs beim TÜV Rheinland statt, und am 3. und 4. April der Word-VBA-Kurs an derselben Adresse (Friedrichstraße 50 in Berlin-Mitte). Die Inhalte finden Sie auf den Themen-Seiten zu Excel und Word​.

Wenn Sie also über Automatisierung Ihrer Abläufe nachdenken, sich in die Dokumente Ihrer Vorgänger einarbeiten möchten und die Grundlagen dazu erlernen möchten – melden Sie sich an: Eine E-Mail an mich oder das TÜV-Rheinland-Anmeldeformular ausfüllen – beides ist möglich. Ich freue mich auf Sie.​

posted on Mittwoch, 1. Februar 2017 at 08:25