Outlook-Signatur mit Tabelle

Wenn Sie eine neue Signatur für Ihre Postfächer einrichten, können Sie viele Formatierungsfunktionen nutzen: Schriftart und Schriftgröße, ​​Fett, Kursiv  oder Unterstrichen, Farbe und Ausrichtung, Objekte einfügen wie Visitenkarten, Bilder und Links.

Formatierungsleiste im Signatur-Editor
Formatierungsleiste im Signatur-Editor

Aber Sie können keine Tabulatoren einsetzen und keine Tabellen erstellen! Damit fällt jetzt die geordnete und für viele E-Mail-Programme darstellbare Strukturierung in der Breite weg?

Tipp:

Erstellen Sie Ihre Signatur in Microsoft Word! Dort steht Ihren die Strukturierung mittels Tabellen zur Verfügung. Sie können wie gewohnt Tabellen als Unterstreichungswerkzeuge für ganze Zeilen einsetzen, oder auch unter Ausblendung der Rahmen mehrere Elementegruppen nebeneinander anordnen.

Tabelle in Word einrichten und dann nach Outlook kopieren
Tabelle in Word einrichten und dann nach Outlook kopieren

Zum Schluss kopieren Sie die gesamte Signatur oder auch nur die Tabellen-Teile in den Entwurfsrahmen des Signaturfensters und klicken anschließend auf SPEICHERN.

i.A. am Anfang einer Zeile

Heute geht es um die Autokorrektur in Word  und Outlook. Die macht sich gelegentlich selbständig, wenn es gar nicht passt. Einige Einstellungen sollte man für sich abweichend von den Standardeinstellungen ändern.

Autokorrektur
Autokorrektur

Beispielsweise schreibt MS Office in der Regel nach einem Punkt oder am linken Rand in einer neuen Zeile immer groß. Steht am Anfang der Zeile aber die Floskel „i.A. ….“, so stört es, wenn Word immer ein großes I erzeugt.

Hier hilft nur, in der Autokorrektur den Haken bei „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ zu entfernen.

Jetzt lassen sich auch unvollständige Datumsangaben wie „vom 1.12. bis zum 24.12. gibt es Tipps und Tricks“ ohne großgeschriebene Folgewörter in einem Brief oder einer E-Mail schreiben.

Und noch ein Beispiel:

Wird aus der Intensivstation ITS oder dem Reiseveranstalter ITS beim Schreiben automatisch ein „ist“, so sollten Sie den dafür verantwortlichen Eintrag aus der Autokorrektur einfach löschen.

Optionen bei der Autokorrektur

Klicken Sie auf den dünnen blauen Balken unterhalb des korrigierten Wortes. Sie erhalten drei Korrekturoptionen.

 

  • Die erste macht lediglich bei der aktuellen Eingabe die Korrektur rückgängig.
  • Bei der zweiten deaktivieren Sie die Korrektur dauerhaft.
  • Bei der dritten schalten Sie in das Autokorrektur-Optionsfeld und können dort die Änderungen vornehmen.

​So löschen Sie Einträge aus der Autokorrektur:
Geben sie den nicht zu korrigierenden Eintrag in das Feld unter „Ersetzen“ ein. Dann wird die Zeile mit der Korrekur eingeblendet. Klicken Sie dann auf LÖSCHEN.

Schnelles Datum in Word

Ganz so leicht wie in Excel mit Strg + Punkt​ ein Datum einfügen – das geht in Word leider nicht.

Alt + I = Einfügen     

Aber dennoch: Das nacheinander Drücken der Tasten Alt , I und D  öffnet das Dialogfeld zum Einfügen eines Datums, welches Sie mit Enter schnell schließen können. Im Dialogfeld könnten Sie noch Formate auswählen und sich für eine Datums-Feldfunktion oder den Datums-Text entscheiden. Für ersteres müssen Sie das Häkchen bei Automatisch aktualisieren setzen.

 

Format und Aktualisierung einrichten
Format und Aktualisierung einrichten

Kontextmenü zum Datum
Kontextmenü zum Datum

 
 
 
 

 

 

 

Sind Sie sich schon sicher, dass Sie die Datums-Feldfunktion einsetzen wollen, führt auch die Kombination Alt + Umschalt + D (gleichzeitiges Drücken) zum Ziel.

Feldfunktion Datum
In der Feldfunktion ist das Datumsformat festgelegt

 

 

 

Um den Tipp komplett zu machen: Wollen Sie nachträglich aus der Feldfunktion ein festes Datum erstellen, tippen Sie dazu gleichzeitig  Alt, Umschalt und F9

Schnelles Datum in die Excel-Zelle

Es ist simpel, dennoch kennen viele Nutzer nicht die folgende Tastenkombination:

Strg + „.“ (ohne Anführungsstriche) fügt das aktuelle Datum ein.

Strg + Umschalt + „.“ fügt die aktuelle Uhrzeit ein.

Möchten Sie Datum und Uhrzeit einfügen, geben Sie nacheinander beide Tastenkombinationen mit einem Leerzeichen dazwischen ein:

Strg + „.“  –> “ “  –>  Strg + Umschalt + „.“ (In der Mitte steht ein Leerzeichen.)

Mit den so eingegebenen Daten kann man auch richtig rechnen, es werden die Zahlenwerte und nicht etwa nur Zeichenfolgen in die Zellen eingetragen.

VBA ist immer wieder aktuell

Nachdem nun das neue Jahr auch mit einigen Ausfällen zu kämpfen hatte, kommt der Zug ins Rollen. Ganz konkret stehen jetzt zwei VBA-Kurse an, für die ich mir noch Teilnehmer wünsche:

Am 30. und 31.3. 2017 findet der Excel-VBA-Kurs beim TÜV Rheinland statt, und am 3. und 4. April der Word-VBA-Kurs an derselben Adresse (Friedrichstraße 50 in Berlin-Mitte). Die Inhalte finden Sie auf den Themen-Seiten zu Excel und Word​.

Wenn Sie also über Automatisierung Ihrer Abläufe nachdenken, sich in die Dokumente Ihrer Vorgänger einarbeiten möchten und die Grundlagen dazu erlernen möchten – melden Sie sich an: Eine E-Mail an mich oder das TÜV-Rheinland-Anmeldeformular ausfüllen – beides ist möglich. Ich freue mich auf Sie.​

posted on Mittwoch, 1. Februar 2017 at 08:25

Der perfekte Flyer

Huh, der Titel hat einen solchen Anspruch! Was ist schon perfekt?
Die Kinder singen mit voller Begeisterung „Nobody is perfect…“

Dennoch habe ich den Kurs im Auswärtigen Amt gewagt – für wichtige Frauen, die Word einsetzen wollen, um auch mal eine Glückwunschkarte, eine Einladung, einen Wickelflyer zu gestalten.

Dabei gibt es so viele Aspekte zu bedenken:

Generell das Design: Welche Farben, welche Schriftarten, welche Formen?

Woher kann man Bilder nehmen, ohne sich in juristische Fallen zu bewegen?

Was muss in den Text? Nicht zuviel, aber auch nichts vergessen, besonders, wenn es berufliche Belange betrifft.

Tabelle oder Spalten: In beiden Fällen muss man aufpassen, dass der Inhalt nicht über den Seitenrand läuft.

Drucker- oder Druckereivorgaben: Schnittränder oder Druckränder

Was kann man gestalterisch machen, damit das Werk aus dem Rahmen fällt, auffällt und attraktiv erscheint?

Ein halber Tag ist dazu ganz schön wenig, besonders wenn die Teilnehmer selbst am Computer alles ausprobieren wollen. Ich bin doch sehr gespannt, wieviel die Teilnehmerinnen mitgenommen haben aus diesem Kurs. Zumindest gab es einen Effekt ganz am Rande: Die Screenshot-Funktion wurde begeistert aufgenommen, und wie man mit MS Office ein „Selfie“ macht.

Ist doch was, oder!

Ihre Irina Stobbe

posted on Montag, 5. September 2016 at 02:40

​

Ein erstes Buch – Zeitmanagement mit Outlook

Nun, es gab schon früher Veröffentlichungen von mir aus meiner Zeit als Wissenschaftlerin. Da gehörte es zum guten Ton und zum Arbeitsumfeld, regelmäßig wissenschaftliche Ergebnisse zu präsentieren oder auch werbende Texte für diese Forschungsarbeiten zu schreiben. Als Trainerin, die ich nun seit 10 Jahren bin, habe ich mich lange  darum gedrückt. Danke, dass mich der mitp-Verlag angesprochen hat, und danke, dass ich gerade Armin Wuttke kennengelernt hatte, der mit ebenso großer und ergänzender Fachkompetenz ein motivierender Partner war.

Hoffentlich finden sich nun auch noch ein paar Leser, die sich mit diesem Thema praktisch auseinandersetzten wollen. Zum Zeitmanagement gehören nämlich der Willen, etwas zu verändern, und der Wunsch, auch Tools und Regeln auszuprobieren, zu testen und zu entscheiden, was wirklich hilft.

Ich wünsche allen Lesern viel Kreativität und Freude dabei.​

posted on Sonntag, 21. August 2016 at 05:54